Datenschutzerklärung für das WhatsApp-basierte Bewerbungsverfahren

1. Verantwortlicher

LR Gebäudereinigung GmbH
Carl-Zeiss-Straße 4
49406 Barnstorf

Telefon: +49 544280300
E-Mail: info@lr-facility-services.de

2. Datenschutzbeauftragter

Klaus Wessendorf
Datenschutzbeauftragter (PersCert TÜV)
Südkamp 6
49685 Emstek

Telefon: +49 44739410570
E-Mail: dsb@wessendorf-emstek.de

3.  Datenverarbeitung durch unser Unternehmen (Bewerbungsprozess)

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung über WhatsApp aktiv übermitteln. Wir beachten dabei den Grundsatz der Datensparsamkeit und fragen nur Informationen ab, die für die Prüfung Ihrer Eignung für die jeweilige Stelle relevant sind.

  • Identifikationsdaten: Ihr WhatsApp-Profilname sowie Ihre Mobilfunknummer (Messenger-ID).
  • Inhaltsdaten: Ihre Antworten auf die Fragen im Bewerbungs-Chat sowie alle weiteren Informationen, die Sie uns im Dialog mitteilen.
  • Kontaktdaten: Sofern im Verlauf abgefragt, Ihre E-Mail-Adresse.

Verschlüsselung: Der Datentransfer zwischen Ihrem Endgerät und unserer Chat-Software erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Keine Metadaten: Unser Unternehmen verarbeitet für eigene Zwecke keine technischen Metadaten (wie IP-Adressen oder Gerätedaten).

Freiwilligkeit und Alternativen:
Die Nutzung von WhatsApp als Bewerbungskanal ist vollkommen freiwillig. Sollten Sie diesen Kanal nicht nutzen wollen, entstehen Ihnen keine Nachteile. Sie können uns Ihre Bewerbung jederzeit alternativ per E-Mail an info@lr-facility-services.de oder per Post zukommen lassen.

4. Datenverarbeitung durch WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.)

Bei der Nutzung von WhatsApp findet technisch bedingt eine Datenverarbeitung durch WhatsApp statt, auf die wir keinen direkten Einfluss haben.

  • Verarbeitete Daten durch WhatsApp: Meta erhebt eigenständig Metadaten (z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen, Zeitpunkt und Dauer der Kommunikation, Standortdaten – sofern in Ihrem Gerät freigegeben).
  • Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Hinsichtlich der Erhebung und Übermittlung dieser technischen Daten besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen uns und Meta Platforms Ireland Ltd.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung von WhatsApp werden vom Serviceanbieter (WhatsApp) unter dem LINK https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea  veröffentlicht.

5. Übergang in den Standard-Recruiting-Prozess (Transparenzhinweis)

Nach Abschluss des WhatsApp-Dialogs werden Ihre Daten in unser Standard-Bewerbungsverfahren überführt.

Zweck ist die fachliche Prüfung und Durchführung des weiteren Auswahlprozesses (z. B. Vorstellungsgespräche). Die Daten werden hierzu aus der Chat-Software exportiert und in unserem internen Recruiting-System gespeichert.

Ab diesem Zeitpunkt gelten die allgemeinen Datenschutzbestimmungen unseres Hauses für Bewerber, die wir Ihnen auf der Seite  https://www.lr-facility-services.de/Datenschutz/ zur Verfügung stellen.

 

 

 

6. Rechtsgrundlagen

  • Art. 88  DSGVO i.V.m. § 26 BDSG: Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse an einem effizienten und zeitgemäßen Kommunikationsangebot.

 

 

 

7. Dienstleister und Drittstaatentransfer

Wir nutzen für das Bewerbungsverfahren die Software der Inbox Solutions GmbH, Pretzfelder Str. 7-11, 90425 Nurnberg, welche über den Provider 360dialog GmbH an WhatsApp angebunden ist.

  • Auftragsverarbeitung: Mit der Firma Inbox Solutions GmbH wurde gemäß Art. 28 DSGVO ein Vertrag für die Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
  • Unterauftragnehmer: Die Inbox Solutions GmbH nutzt Unterauftragnehmer, die teilweise in den USA ansässig sind und ist daher vertraglich verpflichtet, hierfür angemessene Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) mit diesen Partnern sicherzustellen.
  • Hinweis (Patriot Act): Wir weisen darauf hin, dass US-Behörden aufgrund von Gesetzen wie dem Patriot Act Zugriff auf Daten bei US-Dienstleistern erzwingen können, was eine Offenlegung der Daten zur Folge haben kann.

 

 

 

8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Einsatz von KI

Wir setzen im Rahmen dieses Bewerbungsprozesses keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 bis 4 DSGVO ein. Es findet keine automatisierte Kategorisierung, Filterung oder Bewertung Ihrer Bewerbung durch Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI) statt. Jede Bewerbung wird durch unsere Mitarbeiter persönlich gesichtet und bewertet.

9. Speicherdauer und Löschung

  • Manuelle Löschung: Sie können Ihre Daten im Chat jederzeit selbst löschen, indem Sie das Codewort „Löschen“ senden. Der Dialog verschwindet dann vollständig aus unserer Inbox.
  • Reguläre Löschung: Chatinhalte, die nicht – wie zuvor beschrieben – manuell durch die Bewerber gelöscht werden, werden standardmäßig nach 3 Monaten automatisiert von uns gelöscht.

 

 

 

10. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15),
  • Berichtigung (Art. 16),
  • Löschung (Art. 17),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20),
  • Widerspruch (Art. 21)
  • sowie Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3).

 

 

 

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de | Web: www.lfd.niedersachsen.de